Les formations organisées par Gréboca sont destinées aux entrepreneurs et aux salariés qui souhaitent utiliser leurs équipements et leurs logiciels avec plus d’efficacité et de sécurité.
La méthode pédagogique habituellement appliquée est l’alternance d’apports théoriques et d’exercices pratiques.
La gestion d’une base de données de clients et la facturation permet d’augmenter la réactivité dans la création de devis et la visibilité dans les prévisionnels. La possibilité d’importer, d’exporter, et d’extraire des données, pour des envois de mailing, infolettres (newsletters) améliore la communication envers les clients, les partenaires ou les fournisseurs.
La formation Gestion de clientèle et de facturations est destinée à acquérir les bases dans l’utilisation d’un logiciel de gestion de clientèle et de facturations, pour un entrepreneur individuel ou une équipe plus large. Pendant la formation, la gestion de trésorerie sera abordée, facilitant la tenue de la comptabilité.
Durée : 30 heures
Public : Entrepreneurs, salariés
Lieu : Paris ou sur site
Méthode : Cours + travaux pratiques
Tarif : 1500€ HT
Moyens : Salle équipée
Nombre de participants : de 5 à 15
Évaluation : QCM + exercices pratiques
Environnement : Window, MacOSX, Linux
Support de cours fourni
Connectivité : Ordinateur avec un accès à Internet nécessaire, Firefox recommandé
prérequis : Formation en logiciels de bureautique
La formation Gestion de clientèle et de facturations est orientée logiciels libres en raison de leur excellente qualité ergonomique et leur disponibilité sur les principaux systèmes d’exploitation. Les logiciels libres sont souvent disponibles à moindre frais. Le modèle économique des logiciels libres améliore la liberté d’utilisation du logiciel et des données de l’utilisateur.
La gestion d’un catalogue de produits et de services est facilitée par une interface intuitive. La création de catégories permet de grouper les produits et services. Il est même possible de créer un produit dépendant d’un autre produit pour constituer un ensemble cohérent.
La gestion des stocks se fait de manière centralisée ou par centre de vente. Les produits sont décomptés des stocks selon plusieurs modalités disponibles en options.
Toute opération bancaire se fait sur un compte bancaire au minimum, mais il n’y a pas de limite sur le nombre de compte bancaires gérés.
Chaque compte bancaire est géré individuellement.
Au fur et à mesure que l’activité se développe, la liste des prospects/clients et des fournisseur s’étoffe. La gestion des mailing est alors facilitée grâce à l’utilisation de filtres.
Comme pour les prospect, les clients ou les fournisseurs, les différents contacts peuvent évoluer. Une annonce peut leur être envoyés par un mailling, dont la liste est déterminée par des filtres.
Le logiciel distingue par défaut deux sortes d’utilisateurs. Ceux internes, correspondant à l’entreprise, et ceux externes qui peuvent être des clients, des fournisseurs etc. La gestion des droits se fait en associant des utilisateurs à des groupes dont des droits seront définis. Chaque utilisateur peut aussi avoir des droits qui lui sont propres.
La gestion de projet est facultative, mais si le projet devient plus important, il peut être judicieux de découper les opérations en tâches multiples, afin de suivre leur progression. C’est aussi très pratique pour voir l’évolution d’un projet, y ajouter de nouvelles commandes etc.
Même sans connexion avec un webcalendar, l’agenda donne une visibilité des différentes actions faites de manière globale ou sélective.
Le système de création de propositions commerciales permet de sélectionner les produits ou services pour un client. Il est possible de se baser sur une commande déjà faite comme modèle. Une fois la proposition commerciale validée, elle peut donner lieu à une commande ou une facture.
La commande est l’étape où le client s’engage sur l’achat du service, de la prestation ou du produit, et donc sur le paiement. Les commandes validées donnent lieu à une facture.
La gestion des factures des clients et des fournisseurs permet d’avoir une bonne visibilité au niveau comptable. De plus, grâce à l’interconnexion entre les produits et services et les fournisseurs, le logiciel permet de voir aisément pour chaque fournisseur combien de produits et services ont été vendus. La marge réalisée est calculée automatiquement.
Le logiciel gère plusieurs types de paiement, et chaque facture peut être réglée en plusieurs fois. Le client peut accéder via l’interface client à son compte et accéder à ses factures, propositions etc.
Les contrats de services permettent de regrouper les différents produits et services en les associant à une durée et à un état qui peut être Inactif, Actif ou Périmé.
Les factures peuvent être payées par un prélèvement. Ce module permet de gérer les prélèvements en attente, ceux rejetés, les statistiques.
Le virement entre deux comptes bancaire se fait avec ce module. Deux écritures comptables sont crées : une de débit dans un compte et l’autre de crédit, du même montant, dans l’autre compte. Le même libellé de transaction, et la même date, sont utilisés pour les 2 écritures.
Lors de la livraison de produits, il faut suivre le déroulement des étapes de la livraison, et c’est ce que permet le logiciel dans son module de gestion des expéditions.
factures, propositions commerciales, commandes, bons d’expédition, etc…
L’export PDF permet d’avoir un rendu portable et une présentation indépendante du navigateur utilisé. Les documents PDF générés sont prévus pour être imprimés ou conservés sous forme numérique.
La TVA et la TVA NPR(non perçue récupérable - pour les utilisateurs français des DOM-TOM) sont pris en compte par le logiciel, et cela facilitera leur gestion.