Pour son travail de normalisation
technique, l'IETF tient normalement trois réunions physiques
par an. La pandémie de Covid-19 a évidemment
changé tout cela. Les premières décisions d'annulation ont été
prises selon un procédure ad hoc,
mais ce nouveau RFC fournit des critères plus rigoureux pour
les prochaines décisions d'annulation.
La dernière réunion physique de l'IETF a eu lieu à
Singapour en novembre
2019. Depuis, les conditions
sanitaires ont forcé à annuler toutes les réunions. Mais
notre nouveau RFC
ne se limite pas au cas de la Covid-19. Une
réunion, après tout, peut devoir être annulée pour d'autres raisons,
un problème de dernière minute dans le bâtiment où elle devait se
tenir, une catastrophe naturelle dans le pays d'accueil, un brusque
changement dans la politique de visa de ce pays, etc. (Le RFC cite
même le cas d'une guerre civile, mais ce n'est encore jamais arrivé
à une réunion IETF.) Dans ces cas, l'IETF LLC (la direction
administrative de l'IETF) et l'IESG vont devoir décider si on maintient
la réunion ou pas.
La section 3 du RFC expose les critères de décision. L'IETF LLC
(cf. RFC 8711) détermine si la réunion peut se
tenir, l'IESG si cela vaut la peine de la tenir. L'IETF
LLC doit évidemment travailler en toute transparence, informant
l'IETF de la situation, des décisions possibles et d'un éventuel
« plan B ». Il n'est pas toujours possible de procéder proprement et
démocratiquement si la situation est urgente (tremblement de terre
trois jours avant la réunion…). Dans ce cas, l'IETF LLC doit
déterminer seule si la réunion peut se tenir (ce qui implique
certaines garanties de sécurité pour les participants, de la
restauration mais également un accès Internet qui marche ; les
participants à l'IETF n'ont pas juste besoin de dormir et de manger,
il leur faut aussi du réseau). L'IETF LLC doit aussi intégrer des
paramètres internes comme la disponibilité de ses employés et des
bénévoles, et bien sûr les conséquences financières du maintien ou
de l'annulation (si le lieu de la réunion considère qu'il n'y avait
pas force majeure et ne veut pas rembourser…). La section 3 du RFC 8718 contient des indications utiles à cette
évaluation.
L'IESG, lui, doit déterminer s'il y aura suffisamment de monde à
la réunion pour que ça vaille la peine. Il ne serait pas malin de
maintenir une réunion pour que personne ne vienne.
La section 4 du RFC couvre les alternatives. Si on annule, que
peut-on proposer à la place ? Il faut évaluer ces alternatives en
tenant compte de leur efficacité (une réunion en ligne est moins
efficace) et de leur coût (changer les billets d'avion au dernier
moment coûte cher). Ces alternatives peuvent être, dans l'ordre
décroissant de préférence :
- Changer le lieu de la réunion. C'est ce qui dérange le moins
le travail, surtout si le nouveau lieu est proche de
l'ancien. Naturellement, le nouveau lieu doit correspondre aux
critères des RFC 8718 et RFC 8719.
- Passer en ligne, à une réunion « virtuelle », ce qui a été
fait pour toutes les réunions annulées en raison de la Covid-19.
- Repousser la réunion à plus tard. Ce n'est en général pas
facilement faisable, puisque cela perturbe les agendas de tout le
monde.
- Annuler complètement, sans alternative. Le RFC note que cela
aura des conséquences, non seulement sur le travail de
normalisation, mais également sur des processus politiques comme
la détermination de qui peut siéger dans des comités comme le
NomCom (comité de nomination, cf. RFC 8788
et RFC 8989).
La section 5 de notre RFC couvre les questions financières. En
gros, l'IETF ne remboursera pas les dépenses engagées par les
participants (avion, hôtel, etc), seulement les frais d'inscription
à la réunion, en totalité s'il y a annulation complète et
partiellement dans les autres cas.
